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管家婆千方百剂系列年结存操作文档!

一:年结存

1)年结存的目的:

千方百剂使用一段时间之后,用户日常经营数据量会变大,有些可能每天都有成千上万的业务单据量,但过往的日常经营数据,平时的访问频率较低,而数据一旦积累到一定量之后就会造成性能下降。为保障高效率的日常运营,千方百剂提供了年结存的功能。

2)年结存概念:

年结存是将以往(一般以1年为时间单位)的业务信息数据全部清除(相当于回到一个期初的新建帐套,但商品基本信息、价格、GSP信息等数据保留)。因此做年结存操作之前一定要注意备份,这些备份数据以后可以通过镜像数据库方式(相当于历史帐套)做历史查询

 

二:操作步骤

1.如有门店,必须保证所有门店都已经将所有业务数据上传总部过账;

2.备份帐套数据;(注意:本步骤一定要“年结存”之前前操作)

3.新建帐套,恢复备份。确定数据正确后再进行以下操作;

4.确定业务均已完成后,点击年结存;

5.根据需要调整期初后开帐;

6.门店新建帐套接受总部数据

 

1)备份帐套数据:

图片1.png   图片2.png

1.创建帐套

操作步骤:登录千方-【创建帐套】

图片3.png

 

2.选择帐套:

操作步骤:选择刚才创建的新帐套-【选择帐套】

图片4.png

3.新建帐套恢复备份

操作步骤:【系统维护】/【数据管理】/【数据恢复】

图片5.png

4.恢复备份

操作步骤:选择2015年的备份/点击“确定”

图片6.png

 

2)开始年结存

1.【系统维护】/【年结存】

图片7.png图片8.png

2.根据需求勾选对应项目,【开始结存】

图片9.png  图片10.png

3)年结存配置说明

图片12.png

QQ截图20151120151339.png

 

4)根据需要调整期初后开帐

操作步骤:【系统维护】/【超级用户】/【启用帐套】

图片13.png

5)门店新建帐套接收总部数据

最后一步:门店新建帐套,接收总部数据

 

PS:特殊说明

1)2008v5.0之前版本需要升级到最新版本,且不做年结存的升级升级工具请联系客服索要!

1)2008v5.0之前版本保留经营历程的升级步骤

1.如果是千方2008v5.0之前版本,先将门店数据上传,将数据升级到2008v5.0;

2.用千方II代8.16建立一个新账套(这里假定新升级到的版本为千方II代8.16)

3.打开升级工具,登录新建的账套。

4.用于升级的源账套选2008V5.0的账套,不勾选就只升基本信息。

5.点击升级,完成后即可升级到II8.16版本,如果升级报错,请联系数据组进行升级;

6.如果使用最新版本,登陆该帐套进行升级即可

2)千方 I 代保留经营历程升级到千方 II 代的申明
1. 主要升级的数据是经营历程、期初、期末库存、应收应付,大多数重要的GSP报表数据;

2. 明确未升级的是小部分不常用的GSP报表数据、草稿数据、收付款单据明细数据、会计凭证明细、月结存信息表、发票数据、台账、调拨统计报表、处方单、装斗记录等(这类报表都是因为一代与二代数据结构差异较大无法处理。)没有例举出来的可能也没有升级;

3. 配送加门店的模式,只能升级配送数据,不能同时升级门店数据,因此门店只有接收配送中心做了年结存后的数据才能开始使用。即使升级门店数据也只能用来查询

年结存常见问题

1. 年结存后,重新启用账套会提示“负库存”
RE:SQL查询分析器中对应帐套数据库执行查询负库存脚本,查询有问题商品,然后在帐套中期初去修改
2. 年结存后重新启用帐套提示:“期初存在部分信息被删除或者分类”
RE:执行脚本开账提示信息被删除或者分类
3、年结存后想删除往来单位单位,需要检测哪些内容? RE:销售门店对应往来单位、期初库存对应供应商、往来单位价格跟踪表、期初库存代销对应的往来单位、期初和当前无应收应付、父类信息 4、其他 RE:年结存过程当中出现问题,先备份数据,然后联系代理商或者客服进行处理

 

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